Chci podat rozvojový a aplikační projekt

Tato část se specificky věnuje rozvojovým, příp. aplikačním projektům, a to konkrétně fázi podání projektu. Základní postup jsme vám vysvětlili na úvodním schématu, nyní si rozebereme hlavní kroky, kterými musíte projít.

Na úvod je dobré hned zmínit, že v případě podání rozvojových projektů budete primárně komunikovat s projektovým manažerem FM (Lenka Vetýšková) a dále pak s kancléřem FM (Martin Luštický) a zprostředkovaně i s dalšími členy vedení fakulty.

  1. Příprava projektového rámce

U rozvojových (aplikačních) projektů je velmi důležité záměry koordinovat. Je nutné si uvědomit, že rozvojové projekty se řeší nejen na úrovni fakulty, ale také na úrovni celé VŠE a může se snadno stát, že by se rozvojové záměry duplikovaly, nebo dokonce nebyly v souladu, což jistě není žádoucí. Druhým důvodem je snaha navázat rozvojové projekty na strategické záměry fakulty, tj. efektivně je využít pro dosažení cílů stanovených ve Strategickém záměru FM na roky 2021-2025.

Proto je opravdu žádoucí, abyste svoji ideu podat projekt nejdříve konzultovali s kancléřem fakulty, které je za rozvoj fakulty zodpovědný. V případě mezinárodních nebo aplikačně zaměřených projektů, tj. projektů s vazbou na praxi, je vhodné záměr vždy předem konzultovat i s proděkanem pro vnější vztahy.

Pokud dostane váš záměr „zelenou“, požádáme vás o zpracování projektového rámce. Rozhodně vás nechceme zbytečně zatěžovat administrativou, potřebujeme ale mít na papíře alespoň základní informace, abychom mohli váš záměr dále komunikovat a fakulta s ním formálně počítala. Zároveň jde i o určitou kontrolu, jestli je opravdu všechno v pořádku a v záměru není skryta nějaká kolize nebo budoucí problém. Nebojte se, máme pro vás připravenou strukturovanou šablonu. Projektový rámec zašlete projektovému manažerovi, který vám v případě potřeby se zpracováním pomůže. Následně pak zajistí i formální schválení záměru vedením fakulty a bude vás informovat. Tím máte jistotu, že je vše v pořádku a můžete se posunout v přípravě projektu dále.

  1. Příprava karty projektu a projektové žádosti

Karta projektu je závazným dokumentem pro všechny projekty na VŠE. Formálně stvrzuje, že je projekt připraven a příslušné odpovědné osoby s ním souhlasí. Proto, na rozdíl od projektového rámce, obsahuje i podpisy. Pro kartu projektu je opět k dispozici šablona, kterou vyplníte. Můžete o konzultaci opět požádat projektového manažera. Ten pak zajistí výše zmíněné podpisy. Musí k tomu mít ale dostatek času! Proto dodržte stanovené lhůty, tzn. alespoň 5 pracovních dnů, pokud karta vyžaduje podpisy na úrovni fakulty, a alespoň 10 pracovních dnů, pokud je nutný podpis na úrovni vedení VŠE. Určitě platí, že čím dříve bude karta připravená, tím lépe.

Předpokládáme, že paralelně s přípravnou karty projektu začnete pracovat na projektové žádosti. Pokud máte váš záměr schválený (viz bod 1), nic tomu nebrání. Zpracování žádosti se řídí požadavky příslušného poskytovatele dotace. Vždy ale mějte na paměti platné předpisy a pravidla fakulty / VŠE, a to především ve finanční a personální oblasti. Víme, že není snadné se v tomto zorientovat, proto vám opět po dohodě může pomoci projektový manažer fakulty. Je tak vhodné, aby měl k žádosti přístup. Pokud máte v projektu i další účastníky mimo FM a je potřeba s nimi projektovou spolupráci formalizovat, konzultujte toto s proděkanem pro vnější vztahy, poradí vám, jak to nejlépe udělat.

Před odesláním žádosti se na ni projektový manažer určitě podívá a zkontroluje ji po formální stránce. Nejde tak o kontrolu obsahu, ten je čistě váš, chceme mít ale jistotu, že formálně je vše v pořádku a žádost nebude kvůli nějaké chybičce vyřazena. Pokud budete chtít, projektový manažer vám pomůže i s procesem podání žádosti.

  1. Rozhodnutí o podpoře projektové žádosti

Nyní nezbývá, než vyčkat, jak bude vaše žádost posouzena. Až se dozvíte výsledek, dejte prosím neprodleně vědět našemu projektovému manažerovi, a to i v případě, že by to náhodou nevyšlo. Nic se neděje, poučíme se z chyb a zkusíme to příště…. Projektový manažer informuje členy vedení fakulty, příp. i další zainteresované osoby.

V případě rozhodnutí o podpoře vaší projektové žádosti vás čeká podpis smlouvy, což je de facto prvním krokem realizace projektu. Té je věnován samostatný oddíl, kde najdete všechny potřebné informace.