Chci podat rozvojový a aplikační projekt
Tato část se věnuje rozvojovým, příp. aplikačním projektům, a to konkrétně fázi podání projektu. Základní postup je vysvětlen v úvodním schématu, nyní si rozebereme hlavní kroky, kterými musíte projít.
Na úvod je dobré hned zmínit, že v případě podání rozvojových projektů budete primárně komunikovat s projektovou manažerkou Fakulty managementu, Lenkou Vetýškovou, a zprostředkovaně i s dalšími členy vedení fakulty.
- Příprava projektového rámce
U rozvojových (aplikačních) projektů je velmi důležité záměry koordinovat. Je nutné si uvědomit, že rozvojové projekty se řeší nejen na úrovni fakulty, ale také na úrovni celé VŠE a může se snadno stát, že by se rozvojové záměry duplikovaly, nebo dokonce nebyly v souladu, což jistě není žádoucí. Druhým důvodem je snaha navázat rozvojové projekty na strategické záměry fakulty, tj. efektivně je využít pro dosažení cílů stanovených ve Strategickém záměru FM na roky 2021-2025.
Proto je opravdu žádoucí, abyste svoji ideu podat projekt nejdříve konzultovali s projektovou manažerkou. V případě mezinárodních nebo aplikačně zaměřených projektů, tj. projektů s vazbou na praxi, je vhodné záměr vždy předem konzultovat i s vedením fakulty.
Pokud dostane váš záměr „zelenou“, přijde na řadu zpracování projektového rámce. Rozhodně není na místě, abyste se zbytečně zatěžovali administrativou, je ale potřeba mít na papíře alespoň základní informace, abych mohl váš záměr být dále komunikován a fakulta s ním formálně počítala. Zároveň jde i o určitou kontrolu, jestli je opravdu všechno v pořádku a v záměru není skryta nějaká kolize nebo budoucí problém. Nebojte se, k dispozici máte připravenou strukturovanou šablonu. Projektový rámec zašlete projektové manažerce, která vám v případě potřeby se zpracováním pomůže. Následně pak zajistí i formální schválení záměru vedením fakulty a bude vás informovat. Tím máte jistotu, že je vše v pořádku a můžete se posunout v přípravě projektu dále.
- Příprava karty projektu a projektové žádosti
Karta projektu je závazným dokumentem pro všechny projekty na VŠE. Formálně stvrzuje, že je projekt připraven a příslušné odpovědné osoby s ním souhlasí. Proto, na rozdíl od projektového rámce, obsahuje i podpisy. Pro kartu projektu je opět k dispozici šablona, kterou vyplníte. Můžete o konzultaci opět požádat projektovou manažerku, ta pak zajistí výše zmíněné podpisy. Musí k tomu mít ale dostatek času! Proto dodržte stanovené lhůty, tzn. alespoň 5 pracovních dnů, pokud karta vyžaduje podpisy na úrovni fakulty, a alespoň 10 pracovních dnů, pokud je nutný podpis na úrovni vedení VŠE. Určitě platí, že čím dříve bude karta připravená, tím lépe.
Paralelně s přípravou karty projektu začnete pracovat na projektové žádosti. Pokud máte váš záměr schválený (viz bod 1), nic tomu nebrání. Zpracování žádosti se řídí požadavky příslušného poskytovatele dotace. Vždy ale mějte na paměti platné předpisy a pravidla fakulty / VŠE, a to především ve finanční a personální oblasti. Není snadné se v tomto zorientovat, proto vám opět po dohodě může pomoci projektová manažerka fakulty. Je tak vhodné, aby měla k žádosti přístup. Pokud máte v projektu i další účastníky mimo FM a je potřeba s nimi projektovou spolupráci formalizovat, konzultujte toto s vedením fakulty, poradí vám, jak to nejlépe udělat.
Před odesláním žádosti se na ni projektová manažerka určitě podívá a zkontroluje ji po formální stránce. Nejde tak o kontrolu obsahu, ten je čistě váš, je však potřeba se ujistit, že formálně je vše v pořádku a žádost nebude kvůli nějaké chybičce vyřazena. Pokud budete chtít, projektová manažerka vám pomůže i s procesem podání žádosti.
- Rozhodnutí o podpoře projektové žádosti
Nyní nezbývá, než vyčkat, jak bude vaše žádost posouzena. Až se dozvíte výsledek, dejte prosím neprodleně vědět projektové manažerce, a to i v případě, že by to náhodou nevyšlo. Nic se neděje, z chyb se dá vždy oučit a zkusit to příště. Projektová manažerka informuje členy vedení fakulty, příp. i další zainteresované osoby.
V případě rozhodnutí o podpoře vaší projektové žádosti vás čeká podpis smlouvy, což je de facto prvním krokem realizace projektu. Té je věnován samostatný oddíl, kde najdete všechny potřebné informace.